Seguridad en el viaje del empleado

Cuando tienes que enviar a tus empleados a trabajar fuera de la ciudad o fuera del país, hay más que solo el proceso de reserva de vuelos y hoteles. Con los viajes de trabajo, la empresa asume parte de la responsabilidad por la seguridad de sus empleados y puede ser considerada responsable si algo sale mal. Toma medidas para evitar problemas en lugar de hacer frente a las consecuencias de un empleado que se enferma, es herido o violado mientras está en sus funciones.

Nivel de dificultad:
Moderada

Instrucciones

  1. Lee la información específica de país proveída por el Departamento de Estado de los Estados Unidos para cada país que tu empleado visitará, de modo a obtener información acerca de la disponibilidad de las instalaciones médicas, embajadas de Estados Unidos y otras cuestiones de seguridad, salud y de transporte que tú y los miembros de tu staff necesitan saber a la hora de viajar. Asegúrate de que cada empleado lea esa información y registra su visita a la Embajada de Estados Unidos en el país al que viaja, si el trabajo es en el extranjero.

  2. Consigue que tus empleados reciban las vacunas recomendadas o medicamentos que van a necesitar durante el viaje. La información específica de país proveída por el Departamento de Estado de los Estados Unidos es un buen punto de partida para obtener información acerca de lo que tus empleados necesitarán.

  3. Verifica la salud de los empleados y la cobertura de accidentes para el viaje. Si los empleados están viajando dentro de los Estados Unidos, las compañías de seguros suelen cubrir situaciones de emergencia, pero puede que no cubran asuntos médicos fuera del país. La única manera de saberlo es consultando con el proveedor de seguros de tu empresa. Además de la cobertura médica, considera comprar un seguro del viajero para cada empleado. Este seguro especial puede cubrir gastos, tales como ser transportado por vía aérea a su país de origen, recibir atención médica de emergencia si algo sucede durante el viaje o recibir reembolsos de billetes de avión o de alojamiento si el clima u otras circunstancias cancelan el viaje.

  4. Crea un itinerario para el viaje y entrega una copia a todos los viajeros y a sus supervisores. Esto incluye información sobre vuelos u otros medios de transporte, reservas de hotel y un programa acerca de la posición de los empleados en determinados momentos del día. Discute el protocolo y los puntos de contacto en caso de emergencia con todos los viajeros. Estos y los empleados de oficina deben tener todos los números de teléfono y otros datos de contacto de todos los supervisores, compañías de tarjetas de crédito, compañías de seguros y otras entidades que puedan necesitar intervenir y ayudar si algo sale mal.

  5. Establece un sistema de registro de entrada. Ya sea que tus empleados estén viajando a un lugar que es relativamente seguro o a una zona de guerra, es necesario tener un medio para saber que están bien. Eso puede implicar que la empresa tenga que pagar la factura de un plan de llamadas internacionales o establecer que los empleados reciban un teléfono local cuando lleguen. Exige una comunicación por mensaje de texto, llamada telefónica o e-mail por la mañana y por la tarde y haz saber a tus empleados lo que harás si no recibes noticias sobre ellos.

  6. Guarda las copias de los pasaportes de los empleados, tarjetas de salud y otros documentos importantes, e instruye a todos los empleados para que mantengan una copia o dos guardadas en diversas partes de su equipaje. Si son atacados por un carterista o si su habitación de hotel es asaltada, esto puede ayudar a asegurar que los empleados vuelvan a casa de manera segura y a tiempo.

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Escrito por nicole vulcan | Traducido por gloria soto