Cómo escribir una carta para una junta con los padres de un grupo juvenil de la iglesia

Los padres activamente involucrados son la clave del éxito de los programas pastorales para grupos juveniles. Es esencial mantener a los padres informados de los acontecimientos y la evolución del grupo, para garantizar su apoyo y participación. Como líder adulto del grupo de jóvenes o pastor de jóvenes, también es tu papel lograr un tono amable e informativo en tu comunicación con ellos, ya sea por escrito o en persona. Cuando surge la necesidad de celebrar una reunión con los padres, es necesario escribir una carta amigable y concisa para informarles acerca de la reunión. Es posible incluir en ella, una agenda para que puedan prepararse para la reunión.

Nivel de dificultad:
Moderadamente fácil

Instrucciones

  1. Establece una hora y una fecha para la reunión con los padres del grupo juvenil y asegúrate de contar con un lugar apropiado para la reunión. Coloca la información de la reunión en el calendario de la iglesia y en el boletín de noticias semanal para difundir la noticia ampliamente. Si quieres que acudan invitados especiales a la reunión con los padres, tales como el pastor, entonces invítalos con antelación para garantizar que puedan asistir.

  2. Elabora una carta breve y amable para los padres, invitándolos a la reunión. Si los conoces a todos personalmente, puedes utilizar un saludo informal como "Queridos John y Sue" para comenzar la carta. De lo contrario, utiliza un saludo como "Apreciables padres del Grupo Juvenil" o "Estimados Sr. y Sra. Smith".

  3. Usa el párrafo inicial para invitar a los padres a la reunión, mencionando la fecha, hora y lugar del evento. Menciona que incluyes por separado una agenda para la reunión. A continuación, describe el propósito y los objetivos de la reunión propuesta. No incluyas todos los puntos que se van a tratar, sino resalta los aspectos más importantes de tal forma que los padres comprendan la importancia de la reunión y sepan qué esperar. Añade tantos párrafos como sea necesario para proporcionar información relevante sobre las cuestiones que se van a discutir en la reunión.

  4. Termina tu carta solicitándoles a los padres que confirmen su asistencia, proporcionando tu información de contacto para que puedan llamarte por teléfono o escribirte por correo electrónico. Puedes hacer hincapié sobre la importancia de la participación de los padres en el éxito de un programa pastoral juvenil y puedes terminar diciendo esperas verlos en la reunión y escuchar sus opiniones sobre las cuestiones que se traten, así como llegar a conocerlos mejor. Utiliza un cierre tradicional como "Atentamente", seguido de cuatro espacios y tu nombre impreso. Firma por encima de tu nombre impreso, en los espacios en blanco. Si es el caso, puedes utilizar un cierre como "Suyo en Cristo", o "En el Nombre de Dios."

  5. Crea una agenda para la reunión con los padres de los jóvenes que conforman el grupo. Enumera los temas por orden de importancia para garantizar que primero se traten los temas más importantes. Para garantizar que la reunión vaya por buen camino, puedes asignarle un tiempo aproximado para discutir cada uno los temas del programa. Por ejemplo, puedes anotar en tu agenda: Presentación de las autoridades del grupo de jóvenes (5 minutos), Revisión de los próximos eventos del grupo (15 minutos) y Análisis de los costos y recaudación de fondos para viajes misioneros (15 minutos).

  6. Corrige tu carta y la agenda de la reunión. Consigue una lista actualizada de los jóvenes miembros del grupo y de sus padres. Asegúrate de enviar a cada uno de los padres una copia de la carta y del orden del día. Envía la carta por correo regular para asegurarte de que llegue directamente a los destinatarios. Envía la carta por lo menos dos semanas antes de la reunión. Asimismo, envía un recordatorio breve por correo electrónico un par de días antes de la fecha de la reunión.

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Escrito por molly thompson | Traducido por josué miraflores m